Fichas cadastrais de Líbero Luxardo, assumindo o cargo de Chefe de Gabinete da Prefeitura de Belém, em 9 de novembro de 1961, e de Margarida Schiwazappa, nomeada como professora da Escola Franklin Roosevelt, em 7 de fevereiro de 1952. Registros de personalidades da história da capital paraense estão acondicionados no arquivo da Secretaria Municipal de Administração (Semad), em meio ao que hoje somam mais de 200 mil fichas cadastrais de servidores públicos, além de 108 mil portarias, 110 mil decretos e quase 157 mil processos.

Ricos elementos que contam parte do contexto social e político da cidade ao longo de décadas receberam tratamento especializado, uma iniciativa que foi narrada durante o segundo e último dia da Jornada de 71 anos da Semad - “2021-2024: quatro anos de compromisso com o servidor e com a cidade”.

Memória do serviço público municipal

A apresentação sobre o desafio de como promover a gestão patrimonial, a preservação documental e a memória do serviço e do servidor público foi coordenada por Marly Jorge Brito, chefe do setor de Arquivo da secretaria. Sintetizando em números o trabalho minucioso, foram visitados 40 órgãos da Prefeitura para digitalização de documentos; foi possível digitalizar 174.584 documentos e 2.161 diários oficiais do município, além de serem arquivados 17.717 documentos.

Memória – Os documentos sob a guarda da secretaria contam a história da vida funcional dos servidores públicos municipais e da própria cidade. Há processos desde o ano de 1986; portarias de 1930; decretos de 1925. “Decreto, lei e portaria são documentos de guarda permanente. Por isso, a gente higieniza, organiza e digitaliza, para que, quando tivermos o Arquivo Público Municipal implantado, já estejamos com eles preparados”, explica Marly, que também é suplente do presidente da Comissão de Avaliação de Documentos (CAD), instituída pela Portaria Nº. 2.077/2024, de 14 de junho, sob a presidência do arquivista Carlos Daniel do Amaral Dias Junior.

Titular da Semad, Jurandir Novaes argumenta que “todas as fontes documentais trazem para nós a história social, política e cultural do município. E quando investimos na preservação desta memória, nosso governo está investindo na valorização do serviço público e do servidor também”.

Arquivo Público Municipal - Com este trabalho, foram criadas as bases de um futuro Arquivo Público Municipal, incluindo a minuta do projeto de lei de criação. Tem-se um diagnóstico da situação dos arquivos setoriais no município e, no âmbito da Semad, espaço físico reorganizado. Servidores passaram a ter acesso a documentações via sistemas informatizados, isso porque foram adquiridos equipamentos de digitalização e se iniciou um processo de organização dos documentos físicos de 1980 a 2003. Foram digitalizados 47.344 documentos referentes ao período de 1947 a 2002 e 157.110 processos do período de 1986 a 2003.

O relatório de gestão do setor está disponível no site da Semad.