A Procuradoria Geral do Estado, avaliando a necessidade de adoção de uma política de gestão de documentos para a Casa e visando assegurar a guarda dos conjuntos documentais indispensáveis à tomada de decisões, à comprovação de direitos e à preservação da memória institucional, viabilizará a implantação de uma Política de Gestão Documental. A previsão é que ela passe a valer até março de 2016.

O objetivo é estabelecer procedimentos referentes ao funcionamento dos arquivos, ao sigilo dos documentos, ao arquivamento e eliminação de processos e documentos de natureza judicial e administrativa, bem como ao Plano de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade. Para tanto, os instrumentos da Política de Gestão Documental da Procuradoria Geral do Estado do Pará são o Plano de Classificação de Documentos, as Tabelas de Temporalidade e o Manual de Gestão Documental. Estes produtos já foram minutados pelo Centro de Estudos e encaminhados para análise do Procurador Geral, Antonio Saboia.

A ação da Procuradoria baseia-se na Lei Federal N°8.159/1991, que foi regulamentada pelo Decreto Nº 4.073/2002, auxiliado pelo Decreto nº 7.845/2012, que regulamenta os procedimentos para credenciamento de segurança e tratamento de informação classificada em qualquer grau de sigilo. No artigo 18, o Decreto nº 4.073/2002 afirma que em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e eliminação.

A normativa considera também a Lei nº 12.527/2011, conhecida como Lei de Acesso à Informação, que regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do artigo 5º, no inciso II do §3º do artigo 37 e no §2º do artigo 216 da Constituição Federal; o Decreto Estadual N°1.359/2015, que regula o acesso a informações no âmbito do Estado do Pará, em determinação aos incisos X e XXXIII do artigo 5º e ao inciso II, do § 3º do artigo 37 da Constituição Federal e ao inciso II do artigo 286 da Constituição do Estado do Pará; além da Instrução Normativa Nº 001/2015 da Auditoria-Geral do Estado do Pará emite orientação acerca de procedimentos a serem observados no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Executivo Estadual, no que diz respeito ao Decreto Estadual Nº 1.359/2015; entre outros.

Ieda Fernandes, coordenadora do Centro de Estudos da PGE, explica o procedimento. “Com a implantação da política, todos os documentos produzidos pela PGE/PA serão classificados nas fases corrente, intermediária e permanente. Com isso, os atuais arquivos poderão indicar à Comissão Permanente os documentos aptos para descarte, depois de obedecidas as formalidades legais. O que se pretende alcançar é uma gestão compartilhada da informação, uma vez que os setores que produzem e recebem documentos também serão responsáveis pela aplicação dos instrumentos de gestão. Entre os objetivos da iniciativa estão a realização de descarte de processos e a liberação de espaço físico”. 

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